แนะนำ 8 ข้อต้องรู้ก่อนจัดงานประชุม งานสัมมนา
หากการประชุมในธุรกิจของคุณกลายเป็นช่วงเวลาที่น่าเบื่อ ทำให้ทีมงานรู้สึกไม่กระตือรือร้น ขาดแรงบันดาลใจ คุณอาจกำลังพลาดโอกาสในการดึงศักยภาพที่แท้จริงของทีมออกมาได้อย่างเต็มที่! ลองจินตนาการถึงการประชุมที่สนุก เร้าใจ แล้วยังมีขนมจัดเบรคอร่อยๆในช่วงพักอีกทีนี้งานประชุมนี้ก็จะเต็มไปด้วยไอเดียสดใหม่ และนำไปสู่การตัดสินใจที่สำคัญ ไม่ว่าจะเป็นการเปิดตัวสินค้าใหม่ การวางแผนแคมเปญการตลาด หรือแม้แต่การปรับปรุงประสิทธิภาพในการผลิต ข้อแนะนำเหล่านี้จะช่วยให้การประชุมของคุณกลายเป็นพื้นที่สำหรับการระดมความคิดสร้างสรรค์ และไม่น่าเบื่ออีกต่อไป!
1. ประชุมด้วยความคิดสร้างสรรค์: สร้างบรรยากาศที่เป็นกันเอง
ลองเปลี่ยนบรรยากาศจากห้องประชุมธรรมดาๆ เป็นสถานที่ที่สร้างแรงบันดาลใจ เช่น พื้นที่ในร้านเบเกอรี่ หรือพื้นที่ที่ทีมสามารถเห็นและดมกลิ่นขนมอบสดใหม่จากครัว สิ่งแวดล้อมที่ดีสามารถจุดประกายไอเดียใหม่ๆ ได้อย่างไม่คาดคิด
2. เล่นกับความคิดสร้างสรรค์: Gamification ในการประชุม
เพิ่มเกมและการแข่งขันเล็กๆ ในการประชุมเพื่อให้ทุกคนตื่นตัว เช่น การแบ่งทีมเพื่อแข่งขันการนำเสนอไอเดียใหม่ๆ หรือจัดกิจกรรมโหวต “ไอเดียที่บ้ามากแต่เจ๋งที่สุด” วิธีนี้จะช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วมและตื่นเต้นกับการประชุม
3. นำเสนอวาระการประชุมด้วยวิธีที่แตกต่าง
แทนที่จะส่งวาระประชุมทางอีเมลแบบเดิม ลองใช้สื่อออนไลน์หรือแอปพลิเคชันการนำเสนอที่มีลูกเล่น เช่น ใช้โพลล์ออนไลน์สำหรับให้ทีมเลือกประเด็นที่ต้องการเน้น ช่วยสร้างการมีส่วนร่วมตั้งแต่ก่อนเริ่มประชุม
4. เริ่มต้นการประชุมด้วยกิจกรรมบันเทิง
การเริ่มประชุมด้วยกิจกรรมสนุกๆ เช่น เกมถาม-ตอบเกี่ยวกับสูตรลับในร้าน หรือการเดาว่าขนมเบเกอรี่ชนิดไหนขายดีที่สุดในเดือนที่ผ่านมา จะช่วยให้ทีมงานรู้สึกผ่อนคลายและสนุกไปกับการประชุมได้มากขึ้น ทำให้บรรยากาศของการพูดคุยเป็นไปอย่างเป็นธรรมชาติ
5. ใช้สื่อมัลติมีเดียที่ดึงดูดความสนใจ
อย่าใช้แค่สไลด์ธรรมดา ลองนำเสนอด้วยวิดีโอที่ตัดต่อสวยๆ หรือภาพการทำเบเกอรี่ที่น่าทาน รวมถึงกราฟฟิกแสดงผลการดำเนินงานของร้านในแบบที่สร้างสรรค์ เช่น อินโฟกราฟิกสวยๆ หรือภาพเคลื่อนไหว (GIF) ที่น่ารัก วิธีการเหล่านี้จะช่วยทำให้เนื้อหาดูสดใสและน่าสนใจยิ่งขึ้น
6. จัดช่วงพักเบรกชิม Snack Box
แทนที่จะพักประชุมด้วยกาแฟและขนมธรรมดาๆ ลองจัดให้มีช่วง “เบรคชิมขนมจัดเบรค Snack Box พร้อมน้ำผลไม้”เพราะฉะนั้นการเลือกจัดชุดเบรค Snack Box อย่างเหมาะสมจึงเป็นเรื่องสำคัญ เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น พร้อมสร้างความประทับใจให้กับแขกผู้เข้าร่วมงานทุกคน
7. ทำให้การสรุปประชุมมีสีสัน
หลังจากจบประชุม ลองสรุปเนื้อหาแบบอินเตอร์แอคทีฟ เช่น ให้ทีมโหวต “ไอเดียที่ดีที่สุด” หรือใช้แอปพลิเคชันที่ช่วยสรุปประเด็นสำคัญเป็นภาพหรือกราฟิกที่ทีมสามารถเข้าถึงได้ง่าย วิธีนี้ช่วยให้ทีมจดจำและนำไปปฏิบัติได้ทันที
8. สร้างรูปแบบการประชุมที่เน้นการมีส่วนร่วม
ปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมการประชุมให้เน้นการเปิดกว้างให้ทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็น และรับฟังกันอย่างจริงจัง โดยเฉพาะในการประชุมที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาเมนูใหม่หรือกลยุทธ์การตลาด การมีส่วนร่วมของทุกคนจะช่วยเพิ่มความคิดสร้างสรรค์และมุมมองที่หลากหลาย
การประชุมไม่จำเป็นต้องน่าเบื่อเสมอไป การเพิ่มสีสัน การมีส่วนร่วมในทีมงาน และเตรียมขนมจัดเบรคในช่วงพักเบรคให้น่าประทับใจ จะทำให้ทุกการประชุมกลายเป็นโอกาสในการพัฒนาและสร้างแรงบันดาลใจใหม่ๆ ให้กับธุรกิจเบเกอรี่ของคุณ นอกจากจะได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพแล้ว ทีมของคุณยังจะสนุกไปกับกระบวนการทำงานร่วมกันอีกด้วย!
พร้อมที่จะพลิกโฉมการประชุมครั้งต่อไปของคุณแล้วหรือยัง? เริ่มจากเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ นี้ แล้วดูผลลัพธ์ที่น่าทึ่ง!